Mejoremos la interacción entre el auditado y el auditor

Los procesos de auditorías de certificación requieren esfuerzos cada vez mayores por parte de las plantas para cumplir con los diferentes lineamientos establecidos por las entidades de certificación. Vale comentar que GFSI (Global Food Safety Initiative,(1)) ha establecido guías para que cualquier esquema de certificación como BRC, SQF, FSSC2200, etc. cumplan con HACCP (Hazard Analysis Critical Control Points (2)), de hecho, estos esquemas de certificación deben estar homologados en inocuidad y basados en los lineamientos del CODEX ALIMENTARIUS (3), de otra manera no serán reconocidos para su acreditación y por lo tanto no podrán certificar plantas, auditores capacitadores y asesores. El enfoque de esta publicación es presentar algunas conductas entre auditores y auditado en diferentes situaciones para una interacción de ganar – ganar al conocer actitudes de ambos lados.

Los dos grandes tipos de auditoría son las de certificación y las no certificadas. Toda casa auditora de certificación establece lineamientos para que sus auditores apliquen habilidades y competencias en forma imparcial en la evaluación de una planta procesadora de alimentos, basándose en evidencia objetiva. Un auditor debe ser sensible a cumplir con una secuencia de actividades (Tabla 1), de tal manera que logre la reacción positiva de la planta.

Tabla 1 Interacción entre un auditor y planta para el éxito en el desarrollo una auditoria.  

Se debe considerar que las diferentes entidades de certificación han establecidos lineamientos para que sus auditores demuestren su competencia durante las auditorias a plantas procesadoras de alimentos en una amplia gama de sectores de procesos en la manufactura de alimentos (4). Aún así hay algunas lagunas imponderables como cual es la reacción de una planta ante su primera auditoria, sus expectativas, ansiedades y temores; las plantas no están aisladas en estos temores, lo mismo sucede con los auditores ante su primera auditoria. Los comentarios siguientes no significa que haya un estilo o situación ideal o mejor que otra, es mas bien como reacciona una planta o auditor ante diferentes situaciones, las definiciones no son peyorativas sino basadas en el comportamiento humano adaptado de las teorías del Dr. Paul Hersey sobre el Modelo de Liderazgo Situacional (5, 6 y 7). La información debe ser usada para que el auditor y planta realicen un trabajo en conjunto conociendo la situación de auditado – auditor.

 

DIVA: Son perfectos, exigentes / intimidan, quieren cuestionar cada detalle, no deja que la planta se exprese. Interrumpen a la persona entrevistada, IMPONE su verdad.

NOVATO: Siente un gran interés por hacer todas las auditorias, quieren ser escuchados constantemente, quieren revisar todos los planes, métodos, procedimientos, etc. distraer al personal auditados con la nueva información antes de terminados los anteriores y quieres inspeccionar todos los rincones y documentos.

Necesitado: No cumplen con los tiempos del cronograma de auditoría, necesitan más tiempo para terminar la auditoría, no administran tiempo y secuencia de auditoría adecuadamente. Podrían dejar varias preguntas en el aire. La Auditoría siempre es una carga para ellos.

Súper estrella. Ellos saben la rutina, guía a la planta, lleva el control del tiempo y ayudar a la planta a ir a través de la auditoría. No permiten distracciones innecesarias. Buscan evidencias objetivas que den un valor agregado (ya sea por el cumplimiento sistema o detectar mejoras en el mismo). La auditoria termina en tiempo y forma. Deja evidencia escrita de los hallazgos.

 

Novata. Es una planta nueva, es su primera auditoría. El auditor tiene que explicar lo que hay que hacer, revisar secuencia, horarios, etc. La planta esta emocionada cuando es su primera auditoría. Antes de la reunión de cierre la planta requiere tiempo para hacer preguntas y obtener aclaraciones. Puede presentar información adicional a la auditada que incluso “inocentemente” se declara culpable (Por ejemplo, podría comentar: “Si supiera que además no terminamos la validación de buenas prácticas”).

Necesitada. Es su primera o segunda auditoria, La planta no necesariamente quiere ser auditada, comenta lo que pasaría si no aprueba, por ejemplo “la cantidad de personas que quedan sin trabajo por reprobar”. Promete que lo va a hacer “Le juro que en un mes ya estará las correcciones, no las reporte”. Podría llegar a ocultar información, utiliza tácticas dilatorias (tarda mucho tiempo en presentar la información solicitada, pueden mentir. El auditor tiene que explicar el objetivo y los beneficios que las auditorias proporcionan (“Es la primera oportunidad de evitar que situaciones críticas se salga de control”).

Diva. Su actitud tiende a ser arrogante o sobre valorarse, se pregunta ¿Por qué tenemos que seguir auditándonos contigo? Han desarrollado cierta madurez, tiene orden, pero es insegura. Probablemente cuentan con personal nuevo en el equipo. El auditor proporciona elevadas cantidades de ayuda / notas explicativas / estímulo y la oportunidad de discutir las cosas antes de la reunión de cierre.

Super Estrella. La Planta ha sido auditada varias veces, ha obtenido buenos o excelentes puntajes. La Planta es proactiva, presenta documentos de manera ordenada, está completamente abierto a las inspecciones. Es madura y segura. Hay orden.

Para una buena interacción hay que aplicar principios básicos de auditor y auditado (Tabla 2). El auditor tiene la responsabilidad de proporcionar un valor agregado a una auditoria como: detectar la conformidad y madurez de un sistema de inocuidad y calidad, detectar posibles desviaciones en una planta que repercutieran en la pérdida de inocuidad o calidad, evitando potenciales perdidas de la inocuidad y calidad de los productos, así como retiros a la planta. Indirectamente las plantas mantienen la imagen y prestigio de su marca, es decir se establece procesos preventivos, de mejora, se evitan potenciales perdidas económicas, cumplir con ofrecer productos inocuos y de calidad.

Tabla 2 Principios básicos del auditor y del auditado

Una buena interacción se lleva a cabo aplicando las 10 reglas básicas de interacción entre auditor – auditado, como lo ha detectado J. Kausek (8)

Finalmente, la idea es que las potenciales desviaciones o problemas sean prevenidos, que las acciones correctivas sean eficientes para prevenir su recurrencia. Implementar conceptos de mejora continua, las recurrencias no son aceptables en plantas,